Hur kommunicerar man effektivt med kunder under semestern?

Denna punkt fick jag med mig efter ett samtal med en vän om en upplevelse hon hade med sin revisor. Efter att ha fått ett oroande brev från HMRC som var fyllt med fel och krävde betalningar som hon redan gjort, sökte hon sin revisors hjälp för att få lite välbehövlig försäkran. Trots att hon hade ett stående arrangemang på £125 plus moms varje månad med revisionsbyrån, möttes hennes begäran om hjälp, skickad i mitten av juli, av ett automatiskt svar som indikerade att teamet var på skollov och skulle svara inom några dagar. Under tiden kom hennes vanliga räkning utan att misslyckas. Sex arbetsdagar gick innan hon fick en kort uppdatering, "vi tittar på det här", och sedan tystnad. Två veckor senare, utan ytterligare information, nådde hon ut igen bara för att få ytterligare ett automatiskt meddelande om att kontoret skulle öppna igen den 30 augusti – en total väntan på sex veckor utan lösning. Följaktligen är min vän nu på jakt efter en ny revisor.

Kommunikationstips för företag under semestern

1 Varna i förväg

Om du har planerat din semester i god tid eller nyligen bestämt dig för att komma iväg, är det viktigt att informera ditt team så tidigt som möjligt. Att vänta till sista stund med att meddela en två veckor lång semester kan lägga onödig stress och belastning på dina kollegor, som kommer att behöva sköta dina uppgifter i din frånvaro. Tillräcklig förberedelsetid är avgörande för alla inblandade, inte minst för dem som tar på sig extraarbete för att säkerställa kontinuitet i verksamheten.

Det är tillrådligt att meddela dina kollegor minst en månad före avresan, särskilt om du spelar en viktig roll i din organisation. För att undvika förbiseende, ställ in påminnelser om att uppdatera ditt team under veckorna och dagarna fram till din semester, vilket hjälper till att säkerställa en smidig övergång och förhindra oväntade överraskningar.

2 Delegera jobb och uppgifter

Se till att varje detalj är noggrant täckt. Gör omfattande förberedelser för alla scenarion, skyldigheter eller potentiella problem som kan uppstå. Ta initiativet till att välja kollegor, vägleda dem att ta på sig särskilda roller och investera tid i deras omfattande utbildning om de uppgifter du anförtror dem. Om någon går in för din kundinteraktion, förse dem med all nödvändig information om varje kunds unika krav och förväntningar. Om en annan person tillfälligt hanterar ett projekt som du leder, förse dem med en uttömmande checklista med utestående mål.

Skapa en omfattande guide som beskriver var viktiga filer finns, kontakter för olika projekt och procedurer för att hantera nödsituationer. Målet är att undvika en flod av brådskande frågor som stör ditt lugn under semestern. Att anta ett försiktigt tillvägagångssätt säkerställer att ditt ansvar ligger i pålitliga händer, vilket ger dig sinnesfrid.

3 Förbered kommunikationskanaler i förväg

Om du inte kan sluta kommunicera med kunder när du är på semester, se till att du kan få de nödvändiga breven och dokumenten var som helst. Nu finns det till och med en FAX från iPhone: Fax-app, som kan ersätta en fax. Detta onlinefax kan fritt behandlas, tas emot och skickas från en smartphone. Om du har en faxapp och en iPhone har du allt du behöver för att arbeta med dokument. På samma sätt som i det här exemplet bör du överväga en kommunikationsplan med andra typer av kommunikation med kunder.

4 Skapa en plan för återgång till arbetet

Att komma tillbaka till kontoret efter en viss ledighet kan ofta kännas skrämmande. Du kommer sannolikt att mötas av en lavin av olästa e-postmeddelanden, röstmeddelanden, PM, uppdateringar, utmaningar och brådskande förfrågningar.

För att komma tillbaka till ditt arbetsflöde smidigare är det klokt att planera för vad som väntar dig efter din paus. Överväg att sätta upp en debriefsession med några teammedlemmar för att fångas upp av viktiga händelser under din frånvaro. Prioritera att organisera din inkorg för att fokusera på de mest kritiska e-postmeddelandena först. Att upprätthålla en öppen och öppen kommunikation med ditt team är avgörande, vilket gör att du kan förstå utvecklingen och framstegen i projekt eller ansvarsområden du var borta från.

5 Konfigurera frånvaro röstbrevlåda

Se till att varje bas är täckt och förbered dig noggrant för alla tänkbara scenarier, uppgifter eller kriser. Engagera dig med kollegor, delegera specifika uppgifter till dem och ge omfattande utbildning i de uppdrag du anförtror dem. Om någon kommer att representera dig på kundmöten, ge dem en detaljerad genomgång om kundernas unika krav och preferenser. Om en annan kollega tar hand om ett visst projekt i din frånvaro, förse dem med en uttömmande att-göra-lista som beskriver varje uppgift som behöver slutföras.

Skapa en omfattande guide som beskriver var viktiga filer finns, kontaktpunkter för olika projekt och procedurer för att hantera nödsituationer. Målet är att undvika en flod av brådskande e-postmeddelanden som avbryter din avkoppling vid stranden. Det är klokare att vara försiktig och se till att dina projekt är i skickliga händer innan du reser.

Slutsats

Att informera kunder i förväg om din otillgänglighet är en försiktig praxis. När jag är borta på semester, till exempel, är mina vanliga kunder redan medvetna om att de inte kommer att kunna schemalägga några coachningssessioner under den perioden. Jag har ställt in ett automatiskt e-postsvar för att bekräfta mottagna meddelanden, med angivande av datumen då jag är borta från kontoret. För de som har akuta förfrågningar innehåller svaret ett kontaktnummer. Meddelanden som skickas till detta nummer kommer att skickas till mig, och jag förbinder mig att svara inom 24 timmar.