Få skulle hävda att den kraftfulla uppmaningen att se innehåll och meddelanden på smarttelefoner och surfplattor ofta stör människors diskussioner, uppmärksamhet och tankar. Men i vilken utsträckning har dessa enheter ett negativt inflytande på möten och utbildningstillfällen, och borde det vara förbjudet att ha dem på och kontrollera dem hela tiden?

Vissa affärsexperter håller med om en policy för "ingen enhet". I Harvard Business Review, till exempel, stödde den bidragande redaktören Amy Gallo beslutsamt detta tillvägagångssätt. I en artikel med titeln 'Den sammanfattade guiden för löpande möten'', rekommenderar hon att arrangörerna förbjuder enheter - de är oundvikligen distraherande för alla.'

Den viktigaste faktorn i Gallos uppfattning är åsikterna från Francesca Gino, professor vid Harvard Business School. Enligt Gino tror många att de kan multitaska medan de lyssnar på någon i ett möte men forskning visar att de inte kan. ”Multitasking är helt enkelt en mytisk aktivitet. Vi kan utföra enkla uppgifter som att gå och prata samtidigt, men hjärnan klarar inte multitasking ”, säger Gino. "Faktum är att studier visar att en person som försöker multitaska tar 50% längre tid att utföra en uppgift och han eller hon gör upp till 50% fler misstag." Neurovetenskaparen Dr Daniel Levitin beskriver i sin bok 'The Organized Mind' multitasking som en 'djävulsk illusion'.

En aning om varför många delegater känner att de behöver fortsätta kolla sina telefoner efter meddelanden kan hittas i ny forskning som Warwick Conferences beställt. Detta visade att 81 procent av de tillfrågade hade fått e -postmeddelanden när de var utanför kontoret för utbildningskurser, och begärde att åtgärder skulle slutföras vid den tiden, ibland från chefen som hade skickat dem till kursen.

Carina Bauer, VD för IMEX -gruppen kommenterade: ”Det störande och distraherande inflytandet från smartphone- och enhetsmeddelanden på möten är uppenbarligen mycket kraftfullt, men det är också trangen och ofta pressen (uppfattad eller verklig) att söka efter och svara på förfrågningar och nyheter i realtid.

”Debatten handlar om att bekämpa enheter och deras innehåll eller acceptera och till och med integrera dem. Det finns ett antal appar, till exempel publikresponsappar (Sli.do), eller till och med appar som gör din telefon till en mikrofon (crowd mics) som gör mobila enheter till en verkligt användbar del av mötesessionen eller evenemanget - när de används i det sätt som talaren eller arrangören avser. Och den hårda verkligheten i affärssammanhang är att det i praktiken ofta skulle vara mycket svårt att genomföra ett förbud som fastnar.

”Kanske är ett mer förnuftigt tillvägagångssätt att ge delegaterna utrymme och tid inom varje evenemang för att kontrollera och svara på viktiga budskap, så att de kan vara fullt fokuserade på innehållet när de faktiskt är i en session. I slutändan bör investeringen av tid och pengar för att delta i ett evenemang förhoppningsvis säkerställa att delegaterna vill hålla fokus på innehållet, så mycket som de vill hålla sig uppdaterade med sina e -postmeddelanden. ”

IMEX -gruppens frågor ställdes som en del av MPI: s kvartalsvisa Meetings Outlook -forskning hösten 2015.

eTN är en mediepartner för IMEX.

VAD MAN TA BORT FRÅN DENNA ARTIKEL:

“Perhaps a more sensible approach is to give delegates space and time within every event to check and respond to important messages, so that they can be fully focused on the content when actually in a session.
Ultimately, the investment of time and money in attending an event should hopefully ensure that delegates want to stay focused on the content, as much as they wish to keep up to date with their emails.
“The disruptive and distracting influence of smartphone and device messages on meetings is clearly very powerful, but so too is the urge and often pressure (perceived or real) to check for and respond to requests and news real-time.