ABPCO: Balansen mellan konferens och utställning kräver noggrann eftertanke

ABPCO-medlemmar som deltog i en ny rundabord insåg behovet av att konferenser fokuserades på kunskapsutbyte och lärande samtidigt som de hävdade att de medföljande utställningsintäkterna ofta är avgörande för ett evenemangs framgång.

Som Therese Dolan, gemensam ordförande för ABPCO kommenterar: "Det är en kamp mellan innehåll och konsumentism som måste börja med kommunikation och en grundlig förståelse för publiken. Nyckelfrågan är att säkerställa värde för alla. Innehåll är vanligtvis drivkraften för delegaternas närvaro, men utställare måste se tillträde och avkastning på sin investering. Föreningskonferenser åtföljs ofta av en utställning eftersom den ger ett mervärde till deltagarna, samtidigt som det ger intäkter som gynnar föreningen som helhet och ibland delegaterna själva genom reducerade konferensavgifter.”

ABPCO:s rundabordsevenemang erbjuder ett forum för medlemmar att samla och dela komplexa idéer och utmaningar i en säker och privat miljö. Evenemanget ägde rum på Crowne Plaza London – The City. Det deltog en mängd olika interna PCO:er som försökte få ut det mesta av sina konferenser och utställningar. Viktiga resultat inkluderade:

• Behovet av att utställningar och deras intäkter ses som en viktig del av en förenings affärsplan och intäkter.
• Ökad underlättande av introduktioner mellan deltagare och utställare av arrangörer.
• Språk som återspeglar utställarnas betydelse - partners eller sponsorer upplevs ha mer värde.
• Behovet av delegater att förstå vikten av en utställning.
• Betydelsen av relevans - både när det gäller den kunskap som delas i konferensen och valet av utställare.
• De utmaningar som vårdens efterlevnad kan ställa på en utställning.

Shaun Hinds, VD för Manchester Central, ledde diskussionen och tillade: ”Evenemanget var en riktig framgång och genererade massor av intressant diskussion. Som en plats som är privilegierad att vara värd för många av Storbritanniens ledande föreningskonferenser gav det oss ovärderliga insikter om hur vi kan hjälpa arrangörer att växa och leverera framgångsrika kongresser år efter år. ”

Therese avslutar ”I slutändan är det upp till arrangörerna av en konferens att underlätta framgången för både konferens och utställning. Detta rundabordsevenemang, som så många andra, täckte en enorm mängd innehåll på kort tid och erbjöd värdefullt lärande för alla närvarande. Det var dock tydligt att den viktigaste delen av hela processen var behovet för samhällen att samlas och kommunicera. Vilket, ärligt talat, är nyckeln till varje framgångsrikt evenemang.”